Tapahtumajärjestäjän opas
Tervetuloa Kalajoelle!
Saat meiltä neuvoa ja apua kokousten, kulttuuri- tai urheilutapahtumien toteuttamisessa vastuullisuutta ja kestävää kehitystä noudattaen.
Tapahtumaa suunniteltaessa on hyvä ottaa huomioon seuraavat seikat:
- miksi järjestän
- kenelle järjestän
- missä järjestän
- kuinka järjestän
- miten rahoitan tapahtuman
Tapahtumien järjestämiseen tarvittavien lupien määrä riippuu tapahtuman koosta ja luonteesta.
Pienelle tapahtumalle riittää usein maanomistajan lupa ja poliisille tehtävä ilmoitus yleisötilaisuudesta. Suuren tapahtuman kohdalla tulee huomioida elintarvikkeiden myynti, tilapäiset liikennejärjestelyt ja meluhaitat.
Aloitathan lupa-asioiden hoitaminen hyvissä ajoin ennen tapahtumaa ja tee viranomaisten kanssa yhteistyötä alusta asti. Heiltä saat neuvoja ongelmatilanteissa.
Neuvomme sinua mm. seuraavissa asioissa
- Yli 500 henkilön yleisötilaisuuden ilmoitukset, jätehuolto ja siivous
- Majoittuminen, leirintäalueilmoitus
- Katujen ja viheralueiden vuokraus sekä käyttöluvat
- Tapahtuman sähköt, vesi ja viemäröinti
- Melu- ja musiikki, meluilmoitus
- Elintarvikkeiden myynti ja tarjoilu
- Tupakka ja nikotiinivalmisteet tapahtumassa
- Turvallisuusasiakirja ohjelmapalveluista ja tapahtuman vaaroista
- Ilmoitukset pelastuslaitokselle
- Ilmoitus poliisille sekä pyydä yleiskatselmus tapahtumasta
llmoita ympäristöterveysvalvontaan yleisötilaisuudesta, johon ennakoit osallistuvan yhtä aikaa yli 500 henkilöä, kuinka tapahtuman talousvesi-, jätevesi-, käymälä- ja jätehuoltojärjestelyt toteutetaan. Yleisötilaisuuksien hygieeniset olosuhteet tulee järjestää siten, ettei niistä aiheudu terveyshaittaa.
Yli 500 henkilön yleisötilaisuudesta on ilmoitettava kunnan ympäristönsuojeluviranomaiselle. Ilmoituksen voi tehdä vapaamuotoisesti ymparisto@kalajoki.fi.
Yli 5000 henkilön yleisötilaisuudesta on laadittava jätehuoltosuunnitelma ja esitettävä se kunnan ympäristönsuojeluviranomaiselle viimeistään kaksi viikkoa ennen tapahtumaa.
Jätehuolto ja siivous
Hanki tapahtumaasi jätehuolto. Ota yhteyttä jäteyritykseen, josta saat jäteastiat sekä tyhjennyksen. Jos tapahtumassasi tarjoillaan ruokaa, tarvitaan myös biojäteastiat ja käymälät. Huomioi myös, että tapahtuma-alueen välittömässä läheisyydessä olevat yleiset alueet kuuluvat tapahtumajärjestäjän kunnossapidettäväksi, mikäli tapahtuma aiheuttaa roskaisuutta. Kaupungilla on oikeus laskuttaa tapahtumajärjestäjää, mikäli järjestäjä ei vastaa velvollisuuksistaan.
Tapahtuman järjestäjä on velvollinen huolehtimaan jäteastioiden paikalleen toimittamisesta, tyhjentämisestä sekä palauttamisesta esimerkiksi paikallisen jätetoimijan kanssa. Kaupungin puisto- ja katuroskakoreihin ei ole luvallista osoittaa jätteiden keräystä.
Jätehuollosta ja käymälöiden riittävyydestä on huolehdittava myös pienemmissä tapahtumissa. Lajitteluvelvollisuus koskee kaikkia tapahtumia.
Majoittuminen, leirintäalueilmoitus
Tee leirintäalueilmoitus ympäristövalvontaan hyvissä ajoin, kun majoitat enintään 14 vrk:n ajaksi telttoihin, matkailuperävaunuihin tai matkailuajoneuvoihin yli 100 henkilöä.
Katujen ja viheralueiden vuokraus sekä käyttöluvat
Tapahtumille tarvitset luvan
- tiealueen väliaikaiseen sulkemiseen tai pysäköinnin väliaikaiseen rajoittamiseen
- tilapäiseen mainos- ja viitoituslupaan
- liikennettä haittaavaan työhön katu- tai kevyen liikenteen väylillä
Kaupunki vuokraa puistoja ja viheralueita tapahtumiin.
Linkistä pääset vuokraamaan aluetta sekä hakemaan tarvitsemaasi lupaa.
Tapahtuman sähköt, vesi ja viemäröinti
Osaan vuokrattavista tapahtuma-alueista on mahdollisuus vuokrata sähkö, vesi ja viemäri. Lisätietoja saat tapahtumapaikan vuokraajalta.
Melu ja musiikki - meluilmoitus
Tee meluilmoitus ympäristönvalvontaan tilapäisistä ulkoilmakonserteista, moottoriurheilukilpailuista ja muista suurista yleisötapahtumista.
Elintarvikkeiden myynti ja tarjoilu
Jos tilaisuudessa on elintarvikkeiden tarjoilua tai myyntiä, tulee tilaisuuden järjestäjän toimittaa lista tilaisuuteen osallistuvista elintarvikealan toimijoista Kalajoen kaupungin ympäristöterveydenhuoltoon sähköpostiosoitteeseen ymparistoterveydenhuolto@kalajoki.fi.
Tupakka ja nikotiinivalmisteet
Jos tapahtumassasi myydään tupakkatuotteita, sinun pitää hakea vähittäismyyntilupa ympäristöterveydenhuoltoviranomaiselta.
Ulkoalueilla tupakointikielto koskee katoksia ja katsomoita. Tupakointi ulkoalueilla voidaan sallia tilaisuuden seuraamiseen välittömästi tarkoitetun alueen ulkopuolella.
Turvallisuusasiakirja ohjelmapalveluista ja tapahtuman vaaroista
Laadi tapahtumasta kuluttajaturvallisuuslain mukainen turvallisuusasiakirja, jos tapahtumasta voi aiheutua eritystä vaaraa yleisölle tai sivullisille.
Esimerkiksi suuren yleisömäärän tapahtumassa, joka järjestetään uimarannan tai muun vesialueen välittömässä läheisyydessä tai jossa yleisö voi osallistua itse erilaisiin aktiviteetteihin, pitää laatia turvallisuusasiakirja.
Tapahtuman järjestäjän pitää pyytää turvallisuusasiakirjat myös niistä alihankkijoiden toteuttamista ohjelmapalveluista, joita tarjotaan asiakkaille tapahtuman osana. Esimerkiksi ponitalutuksesta ja muista ratsastuspalveluista, pomppulinnoista, tatuointipalveluista, benji-hypyistä ja kiipeilypalveluista pitää laatia erillinen turvallisuusasiakirja.
Ilmoitukset pelastuslaitokselle
Ilmoita pelastuslaitokselle
- tapahtuman pelastussuunnitelma 14 vuorokautta ennen tapahtuman alkua (tapahtumista joihin osallistuu yhtäaikaisesti yli 200 henkilöä)
- tehosteiden ja tuliesitysten osalta ilmoitus 14 vuorokautta ennen tapahtumaa (aina, kun tehosteita tai tuliesityksiä on, vaaditaan myös pelastussuunnitelma tapahtumasta)
- Ilotulituksesta ilmoitus 5 vuorokautta ennen tapahtuman alkua.
Kaikki ilmoitukset ja suunnitelmat laitetaan osoitteeseen pelastuslaitos.palotarkastaja@pohde.fi.
Päivystävän palotarkastaja numero 08 669 2010. Päivystävän palotarkastajan tavoittaa kello 9-15 kyseisestä numerosta.
Yli 2000 henkilön tapahtumista vaaditaan lisäksi ensiapusuunnitelma. Suunnitelma vaaditaan pelastussuunnitelman yhteydessä 14 vuorokautta ennen tapahtuman alkua.
Yleisötapahtuman pelastussuunnitelmamalli löytyy alla olevasta linkistä.
Tee ilmoitus poliisille sekä pyydä yhteiskatselmus tapahtumasta
Suurten tapahtumien järjestäjiltä toivotaan yhteiskatselmusta ennen tapahtumaa, koolle kutsujana toimii tapahtuman järjestäjä.
Katselmukseen tulisi kutsua
- poliisi
- pelastuslaitos
- tienpitäjä
- ympäristönsuojeluviranomainen
- ympäristöterveydenhuoltoviranomainen
- tarvittaessa rakennusvalvonta ja muut tarvittavat viranomaiset
Katselmuksessa todetaan esimerkiksi liikenteen sujuvuus, turvallisuus ja tapahtuma-alueen pelastustiet ja alueturvallisuus sekä jätehuolto.
Kalajoen kaupungin nettisivuilta on mahdollista nähdä kaikki paikkakunnan tapahtumat kootusti suoraan etusivulta. Jokainen tapahtuman järjestäjä lisää omat tapahtumansa Tapahtumien Keski-Pohjanmaa-kalenteriin, josta ne päivittyvät myös nettisivuillemme. Tapahtumien Keski-Pohjanmaa-kalenteriin pääset tästä. Sivun käyttöohjeet löydät sivun vasemmasta yläreunasta.
Visit Kalajoen tapahtumat
Kalajoen Matkailuyhdistys hoitaa Kalajoen matkailumarkkinointia ja ylläpitää Visit Kalajoki-sivustoa. Visit Kalajoen sivuilta löydät myös tietoa Kalajoella järjestettävistä tapahtumista. Matkailuyhdistys tarjoaa myös apua ja tukea tapahtumien järjestämiseen. Visit Kalajoen nettisivuilla olevaan tapahtumakalenteriin pääset klikkaamalla tästä.